Možda u ovom trenutku mislite kako je organizovanje kancelarijskog prostora gubljenje vremena, jer će se nered napraviti već za nekoliko dana, ali kada biste zaista znali koliko vas neorganizovanost košta, razmislili biste dva puta. Ovde ne govorimo o povremenom sređivanju i zatvaranju nesređenih papira u radni sto, tako da se ne vidi i stvori iluziju čistog ambijenta. Relativno uredan i sređen kancelarijski prostor otvara put ka većoj produktivnosti i manje izgubljenom vremenu, kako za vas, tako i za vaše saradnike.
Postoji čvrst argument koji će vas naterati da prionete na posao, a to je da način na koji organizujete svoju kancelariju utiče na to kako se vaš tim ophodi u tom prostoru, tako da će vas sređivanje radnog prostora motivisati da stvorite kulturu koja je potrebna da postignete svoje poslovne ciljeve.
Organizovanje kancelarije ne mora da traje danima, može se raditi malo po malo, dan za dan. Ako ovome pristupite kao projektu korisnom za ceo tim i poslovanje, onda je znatno lakše.
Dakle, ako ste spremni da se konačno uhvatite tog posla, sledeći saveti će vam pomoći da transformišete svoju kancelariju u efikasan radni prostor i postizanje veće produktivnosti.
Za početak…bacanje!
Uklonite nered, ispraznite dugo zatvorene fioke, reciklirajte nepotrebne papire, oslobodite se svega što vam ne treba ili ne želite. Pogledajte oko sebe i odvojite sve predmete koje niste koristili više od mesec dana. Da li su vam zaista i potrebni? Fokusirajte se na oblasti u okviru prostora u kojem radite. Imate štampač koji ne radi? Pošaljite ga na popravku ili ga bacite. Odmah.
Ako ga niste koristili mesecima i ne možete ni da pretpostavite kada će vam zaista zatrebati, nije mu tu mesto. Ovo važi za nameštaj, opremu, tehniku, zalihe itd.
Operite sve tkanine u prostoriji i oslobodite ih nakupljene prašine. Ako nemate mašinu za pranje veša u radnom prostoru, pogledajte kakav izbor Bosch veš mašine imaju, i podignite standard kancelarije pred saradnicima.
Ne zaboravite na sitnice, poslovne poklone, biljke (prave ili veštačke) i dekoraciju koja samo skuplja prašinu i daje kancelariji neuredan izgled. Drage uspomene možete odložiti u kutiju, ali nema potrebe da zauzimaju mesto na policama, gde ih najčešće ni ne vidite zbog okupiranosti poslom.
Neprijatelji urednog radnog stola
Sa svim monitorima, kućištima, miševima, laptopovima, telefonima i punjačima koji krase tipičan kancelarijski sto, broj kablova pod nogama i na stolu može brzo da izmakne kontroli. Pošto smanjivanje vizuelnog nereda pomaže u smanjenju stresa, sakrivanje svih ovih neurednih kablova je od suštinskog značaja. Ako vaš sto nema otvor u sebi kroz koji možete da ih sakrijete, onda pokušajte sa kanalicama kako biste ih grupisali i sklonili iz vidokruga.
Revidirajte arhivu i foldere
Kako smo se danas gotovo u potpunosti okrenuli digitalnom poslovanju, potreba za skladištenjem paprnim dokumenata i štampanjem se znatno smanjila.
Razmišljajte o tome šta je od dokumentacije to što možete da arhivirate digitalno. Takođe, ukoliko to sve već radite, prečistite arhivu tako što ćete obrisati duplirane foldere.U memoriji računara postoji toliko toga što ste koristili ranije, a da vam više uopšte nije potrebno. Obrišite sve.U slučaju da pravite foldere na računaru koje trenutno koristite, osigurajte ih tako što ćete ih podići na neku eksternu memoriju ili cloud.
Nekoliko ideja kako da promenite sistem arhiviranja na bolje
- Automatizujte – Sve što možete, a tiče se posla, automatizujte pomoću korisnih aplikacija. Ovo je prvi korak ka boljem organizovanju posla, komunikaciji, arhiviranju i odvajanju bitnog od nebitnog.
- Napravite poseban folder za sastanke – stavite tamo sve „stavke o kojima treba razgovarati”, zajedno sa stavkama za koje postoje rokovi, izveštajima koje treba dati, itd. To će vam pomoći da se pripremite za naredne sastanke i smanjiti vam stres i kada se sastanak pomeri.
- Napravite folder „na čekanju“ – Toliko dokumenata koje držimo u radnom prostoru su stvari koje su na čekanju dok neko drugi ne odgovori na njih. Stavite ih u folder „na čekanju“ i proveravajte ga svakih nekoliko dana za nepredviđene situacije treba pratiti.
- Kutije za skladištenje – Kupite jeftine kutije za skladištenje koje se mogu naći u svim prodavnicama kućnih potrepština da biste čuvali arhiviranu dokumentaciju i pomerili je iz fascikli koje rešavate trenutno. Osim što čine prostor organizovanim i urednim, izgledaju lepo na policama, pa mogu zameniti dekoraciju.
- Registratori za stručne časopise, knjige – Kako važna dokumentacija stoji u registratorima, tako i stručni časopisi (koje vrlo često razbacate svuda po kancelariji) mogu imati svoje mesto na polici. Ukoliko su vam zaista potrebni za neku referencu ili istraživanje, ostavite ih tu. U suprotnom, reciklirajte ih ili prosledite dalje kolegama.
- Folder za edukaciju i čitanje – Odredite folder u kom će se nalaziti materijal za štampanje važnih tekstova i dokumenata koje želite da pročitate, a nisu hitni.
- Arhivirajte fajlove – Kada je projekat završen, složite sve materijale zajedno i odložite ih na jedno mesto. Zadržite samo svoje „radne foldere“ za projekte koji su u toku.
- Filtrirajte mejlove – Jasno je da nisu svi mejlovi koji vam stižu toliko važni. Upotrebite filter za markiranje različitih tipova mejlova, tako da znate njihov prioritet i na koje prvo treba odgovoriti.
- Ne duplirajte – Da li imate 3 hemijske olovke, 2 grafitne olovke, 2 tehničke olovke i nekoliko flomastera u bojama? Izaberite samo jedan ili dva pribora za pisanje i donirajte ostatak.
- Odredite dan za sve ove aktivnosti – Nemojte da dozvolite da se dokumentacija gomila i stvara nered. Stavite sve neophodne materijale u jedan folder i arhivirajte ih jednom nedeljno.
Nije lako odlučiti se na korak da potpuno reorganizujete prostor u kom ste navikli da funkcionišete, ali kada se jednom odlučite na taj korak, sve što dolazi kasnije je mnogo lakše i svodi se na održavanje. Pođite od samo jedne stavke i vrlo brzo ćete videti promenu.
