Upravljati projektom znači tačno postaviti ciljeve, znati kako ćete ih postići, koji su vam resursi potrebni, kao i koliko vremena vam treba da dostignete specifične ciljeve.
Upravljanje projektima od njegovog iniciranja do završetka zahteva tim stručnjaka sa različitim talentima i veštinama. Taj tim zajedno sa svojim rukovodiocem projekta odgovoran je za planiranje, organizovanje, praćenje napretka projekta, a na kraju i izvršavanje ciljeva projekta što zahteva mnogo više od običnog utroška rada i materijala. Svaki projekat ima svoj životni ciklus i određene korake koji ga prate i vode od početka do kraja, a dobro upravljanje projektima zahteva pravu metodologiju i može značiti razliku između uspeha i neuspeha projekta.Upravljanje projektima znači osigurati da svi učesnici na projektu znaju šta rade, koliko im je vremena potrebno za određene aktivnosti, koji su im resursi dostupni, kome se treba obratiti u slučaju da naiđu na problem, kao i da su svi podjedako svesni svrhe projekta
Zašto je važno upravljati projektom?
Bez projektnog menadžmenta, rad na projektu i njegovarealizacija bi bili haotični. Glavni cilj projektnog menadžmenta je da osigura konačan uspeh projekta. Projekat će biti uspešan ako su svi koraci praćeni na vreme i po budžetu, a klijent zadovoljan kvalitetom projekta.
Kako se to postiže?
- Potrebno je pre samog početka jasno defiisti plan projekta, obezbediti i organizovati jasan put od početka do kraja kako bi se izbegla mogućnost nastanka haosa.
- Utvrditi raspored i plan od velikog je značaja za sve učesnike na projektu jer smanjuje verovatnoću kašnjenja i prekoračenja budžeta.
- Razvijanje timskog duha značajna je karika na putu ka uspehu. Projekat okuplja tim ljudi sa različitim idejama i inspiracijama, a njihova međusobna saradnja i dobra komunikacija osnova je za efikasno planiraje i vođenje projekta. Razvijanje timskog duha inspiriše članove tima da rade na razvoju zajedničke ideje i svesti o značaju samog projekta.
- Pravilno upravljanje i maksimalno korišćenje raspoloživih resursa
- S obzirom da su svi resursi veoma skupi, praćenje projekta i upravljanje projektnim rizikom obezbeđuje efikasno korišćenje raspoloživih resursa.
- Upravljati projektom znači u isto vreme upravljati integracijom. Svaki projekat je važno integrisati sa širim poslovnim procesima i sistemima. Integracija podiže vrednosni nivo projekta.
- Upravljanje projektom podrazumeva i kontrolu troškova, što smanjuje rizik od prekoračenja i neefikasog korišćenja budžeta. Posebno je važno kod velikih projekata koji zahtevaju veliku količinu novca, što u slučaju neadekvatnog upravljanja može izmaći kontroli. Stoga je važno zadržati budžet i kontrolisati potrošnju.
- Promene se dešavaju svakodnevno, u svim sistemima i organizacijama. Projekat na svom putu do realizacije takođe može naići na odstupanja od prvobitnog plana. Zato je važno efikasno upravljati promenama i projekat vratiti na pravi put.
- Glavni cilj je klijent zadovoljan kvalitetom proizvoda, zato je upravljanje i kontrola kvaliteta kontinuirana obaveza i zadatak na putu realizacije projekta.
- Korišćenje znanja predstavlja značajnu prednost u vođenju i kontroli projektnih zadataka.
- Upravljanje projektima obezbeđujete nova znanja i iskustva koja mogu biti od velike pomoći da greške iz prošlosti izbegnete u budućnosti.
Značaj upravljanja projektima u organizacijama
Današnje tržište je ispunjeno brojnim mogućnostima za razvoj i rast, ali i velikim neizvesnostima i preprekama na tom putu. Organizacije se svakodnevno suočavaju sa novim mogućnostima i novim izazovima. Da bi uspešno poslovale i postale konkurentne na tržištu moraju ozbiljno shvatiti i ozbiljno se baviti upravljanjem projektima.
Bez definisanog i jasnog plana i puta, ostvarenje postavljenog cilja nije nimalo lako. Upravljanje projektima će organizaciji obezbediti struktuirani i naučni pristup upravljanju, postaviti smernice za kotrolu budžeta, vremena, resursa, kvaliteta,svega onog što je od značaja da osigura uspešan rezultat.
Bez naučog, sistematičnog pristupa projektnom menadžmentu i postizanju ciljeva, bilo bi veoma teško organizaciji da uspešno realizuje projekat u okviru ograničenja vremenom, opsegom, budžetom.
Mora postojati okvir i definisan način obavljanja poslova kako bi se osigurao kvalitetan i uspešan projekat. Može se reći da se upravljanje projektom odnosi na stvaranje strukture i upravljanje projektnim obavezama, kao i isporuku dogovorenih rezultata. Bez svega toga, menadžer projekta i organizacija bi se našli pred nepredvidivim i haotičnim okruženjem gde imaju malo kontrole. Koristeći ove metode, organizacije nastoje da postignu kontrolu nad projektnim okruženjem i osiguraju upravljanje projektnim rezultatima. Važno je znati da upravljanje projektima pruža okvir unutar kojeg se mogu preduzeti naknadne aktivnosti organizije.
Značaj projektnog menadžera u radu tima
Menadžer projekta je osoba koja se bavi projektima, razume i prepoznaje prepreke na koje projekat nailazi. Njegova uloga je da usmerava projekat ka uspešoj realizaciji uz minimalna skretanja sa zacrtanog plana. Uspešan menadžer projekta veoma pažljivo radi na održavanju jake ravnoteže među trostrukim ograničenjima projekta: budžet, obim i vreme.
Komunikacija u takvom slučaju mora biti od velike važnosti. Kvalitet je još jedan aspekt uspešnog menadžera projekta. Sposobnost obezbeđivanja kvaliteta za klijenta, ne samo u finalnom proizvodu, već i kvalitet u svakom zadatku i svim aktivnostima preduzetim u projektu, veština je uspešnog projektnog menadžera. Promene koje se dešavaju na putu realizacije projekta mogu biti rizici ali i prilike, upravo ovde menadžer projekta može biti od ključnog značaja. On donosi informisane odluke i proračunate korake za suzbijanje rizika i iskorišćavanje mogućnosti.
Efikasnost je ključna reč koja opisuje menadžera projekta. Odgovornost projektnog menadžera je da na efikasan način osigura kvalitet i pravovremenost u skladu sa postavljenim ciljevima. I da sa svojim ostalim kolegama projektnim menažerima uspostavi pravilnu metodologije vodjenja projekata koja bi bila primenjiva u celoj firmi i koja bi unapredila sve projekte.